Las unidades de información. Un archivo histórico.

Hola a todos, en la entrada de hoy vamos a hablar sobre las unidades de información y en especial sobre los archivos históricos.

Las unidades de información son instituciones encargadas de gestionar, conservar y difundir la información contenida en los documentos. Dentro de estas unidades encontramos archivos, bibliotecas y centros de documentación. Cada una tiene características particulares que dependen del tipo de documentos que custodian, su origen y el propósito de su gestión.

El término “unidad” hace referencia a instituciones que producen o conservan documentos. Por tanto, las unidades de información juegan un papel clave en la preservación de la memoria y el acceso al conocimiento en la sociedad.

El Archivo

De acuerdo con el Consejo Internacional de Archivos, la palabra "archivo" puede referirse tanto al conjunto de documentos generados por una persona o institución en el ejercicio de sus actividades, como al espacio físico o digital en el que se almacenan. Así, los archivos cumplen con la tarea de custodiar documentos que sirven como testimonio, información y fuente de investigación histórica.

Funciones del archivo:

1. Reunir los documentos generados o recibidos por instituciones o personas.
2. Organizar y conservar dichos documentos para garantizar su integridad y accesibilidad.
3. Difundir y servir la documentación a través de consultas físicas o digitales.

Romero Tallafigo describe los documentos de archivo como aquellos que contienen información o testimonios, sin importar el soporte, siempre que estén vinculados a una actividad institucional o personal y que tengan valor probatorio o administrativo.

Tipos de Archivos

Los archivos pueden clasificarse de diferentes maneras según su propósito y función. A continuación, destacamos dos grandes categorías:

1. Archivos Naturales:

   • Fondos documentales: Conjunto total de documentos producidos por una entidad. Ejemplo: Archivo General de Indias.
   • Secciones: Subdivisiones funcionales o temáticas de los fondos.
   • Series y expedientes: Agrupaciones de documentos relacionados por un trámite o proceso administrativo.

2. Archivos Artificiales:

   • Colecciones documentales: Documentos agrupados por temas específicos, como fotografías o estampas, sin relación institucional directa.
   • Secciones facticias: Agrupaciones creadas dentro de los archivos por motivos de conservación.

Archivos Históricos

Un archivo histórico se compone de documentos que ya no tienen un uso administrativo activo, pero que poseen un valor perdurable para la historia, la investigación y la cultura. Estos archivos, además de ser testimonio del pasado, son fundamentales para comprender el desarrollo de sociedades, instituciones y eventos significativos.

Un ejemplo es archivo provincial de Sevilla o
el Archivo Histórico Nacional en España, que conserva documentos esenciales del pasado, como los relacionados con la Casa de la Contratación o los registros del Consejo de Indias.

Los archivos históricos son también accesibles para el público en muchos casos, lo que los convierte en recursos clave para estudiantes, investigadores y ciudadanos interesados en su patrimonio.

Los archivos, junto con bibliotecas y centros de documentación, garantizan el acceso a la información desde diversas perspectivas:

• Los archivos custodian documentos originales (fuentes primarias) con valor probatorio o histórico.
• Las bibliotecas facilitan fuentes secundarias, como libros y otros materiales bibliográficos.
• Los centros de documentación generan y organizan información especializada en áreas específicas del conocimiento.

Bibliografía

• García Cantos, N., & Martínez Hidalgo, M. (2024). Las unidades de información y sus fondos: archivos, centros de documentación, bibliotecas. Universidad Pablo de Olavide.
• Heredia Herrera, A. (1991). Archivística general: teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial.
• Ministerio de Cultura y Deporte. Portal de Archivos Españoles (PARES). https://pares.culturaydeporte.gob.es/.